الفرق بين المحاسبة السحابية والمحاسبة التقليدية

ما المقصود بكل منهما؟

المحاسبة التقليدية تعني برنامجًا مثبتًا على جهاز أو خادم في مقر الشركة، أو دفاتر وجداول يدوية. المحاسبة السحابية تعني نظامًا يعمل على خوادم مزود الخدمة وتصل إليه عبر الإنترنت من أي جهاز.

المقارنة بندًا ببند

الوصول

التقليدي: من الجهاز الذي عليه البرنامج فقط، أو بنسخ الملف يدويًا. السحابي: من أي متصفح أو جوال، للمحاسب وصاحب الشركة والمدقق في الوقت نفسه.

التكلفة

التقليدي: ترخيص مقدّم، خادم أو جهاز مخصص، صيانة، وإصدار جديد مدفوع كل بضع سنوات. السحابي: اشتراك شهري أو سنوي يشمل التحديثات والنسخ الاحتياطي والبنية التحتية.

الأمان والنسخ الاحتياطي

التقليدي: أمان البيانات بقدر أمان الجهاز؛ سرقة حاسوب أو عطل قرص قد يعني ضياع سنوات. السحابي: نسخ احتياطي منتظم، اتصال مشفر، مصادقة ثنائية، وعزل بين الشركات، وهي أمور يصعب على شركة صغيرة توفيرها بنفسها.

التحديثات والالتزام التنظيمي

هنا الفرق الحاسم في السعودية. متطلبات هيئة الزكاة تتغير، ومراحل الفوترة الإلكترونية تتوسع، والبرنامج السحابي يُحدَّث لكل عملائه مرة واحدة. البرنامج التقليدي يحتاج إلى تحديث على كل جهاز، أو شراء إصدار جديد.

الفوترة الإلكترونية

الربط مع منصة فاتورة وإرسال الفواتير وتجديد الشهادات كلها عمليات عبر الإنترنت بطبيعتها. النظام السحابي يقوم بها من الخادم؛ البرنامج المكتبي يحتاج إلى أدوات إضافية على كل جهاز، وكل جهاز نقطة فشل محتملة.

العمل الجماعي

التقليدي: مستخدم واحد في الغالب، أو شبكة داخلية معقدة. السحابي: عدة مستخدمين بصلاحيات مختلفة على البيانات نفسها في الوقت نفسه، من فروع مختلفة.

متى يظل التقليدي مناسبًا؟

عندما يكون الإنترنت غير متاح باستمرار، أو عندما تمنع سياسة الشركة تخزين البيانات خارج مقرها. وفيما عدا ذلك، أصبح السحابي الخيار الافتراضي للشركات الصغيرة والمتوسطة، وخصوصًا مع إلزام الفوترة الإلكترونية.

كيف تنتقل من التقليدي إلى السحابي؟

1. اختر تاريخ انتقال، ويفضل بداية سنة مالية أو ربع.
2. صدّر دليل الحسابات والعملاء والموردين والأصناف من النظام القديم إلى Excel.
3. استوردها في النظام السحابي وسجّل الأرصدة الافتتاحية بتاريخ الانتقال.
4. اربط الفوترة الإلكترونية من النظام الجديد قبل إصدار أول فاتورة.
5. احتفظ بالنظام القديم للقراءة فقط لفترة التدقيق.