ما هو دليل الحسابات؟

أنواع الحسابات الخمسة

• الأصول: ما تملكه الشركة (النقدية، البنوك، العملاء، المخزون، الأصول الثابتة).
• الالتزامات: ما على الشركة (الموردون، القروض، ضريبة القيمة المضافة المستحقة، مكافأة نهاية الخدمة).
• حقوق الملكية: رأس المال والأرباح المحتجزة.
• الإيرادات: المبيعات وإيرادات الخدمات والإيرادات الأخرى.
• المصروفات: الرواتب، الإيجار، تكلفة البضاعة المباعة، المصروفات الإدارية والتسويقية.

الترقيم والمستويات

الترقيم الشائع يبدأ بالأصول (1)، الالتزامات (2)، حقوق الملكية (3)، الإيرادات (4)، المصروفات (5). ثم تتفرع المستويات: 1 الأصول ← 11 الأصول المتداولة ← 1101 النقدية بالصندوق ← 110101 صندوق الفرع الرئيسي. الحسابات التي تُسجل عليها القيود هي الأوراق الأخيرة فقط؛ الحسابات الأعلى تجميعية للتقارير.

مثال مبسط لشركة تجارية سعودية

• 1101 الصندوق، 1102 البنك، 1103 العملاء، 1104 المخزون، 1105 ضريبة المدخلات، 1201 الأثاث والمعدات
• 2101 الموردون، 2102 ضريبة المخرجات، 2103 رواتب مستحقة، 2104 مخصص نهاية الخدمة
• 3101 رأس المال، 3102 الأرباح المحتجزة
• 4101 مبيعات البضاعة، 4102 إيرادات خدمات، 4901 إيرادات أخرى
• 5101 تكلفة البضاعة المباعة، 5201 الرواتب، 5202 الإيجار، 5203 الكهرباء والاتصالات، 5301 التسويق

حسابات خاصة بالسوق السعودي

لا تنسَ حسابين لضريبة القيمة المضافة (مدخلات ومخرجات) حتى يُبنى الإقرار من الفرق بينهما، ومخصصًا لمكافأة نهاية الخدمة يُحمَّل شهريًا، وحسابًا للعهد النقدية للموظفين، وحسابات للعربون والأمانات إن كان نشاطك يستلم دفعات مقدمة.

الأبعاد بدل الحسابات

خطأ شائع: إنشاء حساب مصروف لكل فرع ولكل مشروع (إيجار فرع الرياض، إيجار فرع جدة...). النتيجة دليل بمئات الحسابات لا يمكن قراءته. الأفضل حساب واحد للإيجار، ويُحدَّد الفرع والمشروع ومركز التكلفة كأبعاد على القيد، ثم تُصفّى التقارير بها. الأنظمة الحديثة، ومنها براح بلس، مبنية على هذا الأسلوب.

أخطاء البناء الشائعة

• حسابات كثيرة جدًا في البداية بدل إضافتها عند الحاجة.
• خلط الأصول والمصروفات (تسجيل شراء جهاز كمصروف).
• حساب "متنوعة" يبتلع كل ما لا يعرف المستخدم أين يضعه.
• إعادة استخدام رقم حساب قديم لغرض جديد، فتختلط التقارير التاريخية.