كيفية إدارة المخزون محاسبيًا

المخزون أصل لا مصروف

الخطأ الأول والأكثر شيوعًا هو تسجيل المشتريات كمصروف فور شرائها. البضاعة التي اشتريتها ولم تبعها بعد ليست مصروفًا؛ هي أصل في قائمة المركز المالي اسمه "المخزون". تتحول إلى مصروف (تكلفة البضاعة المباعة) فقط عندما تُباع. من يسجل المشتريات كمصروف يظهر خسارة وهمية في شهر الشراء وربحًا وهميًا في شهر البيع.

القيود الأساسية

• عند الشراء: من حـ/ المخزون (زيادة أصل) إلى حـ/ الموردين أو النقدية.
• عند البيع، قيدان: الأول من حـ/ العملاء إلى حـ/ المبيعات وضريبة المخرجات؛ والثاني من حـ/ تكلفة البضاعة المباعة إلى حـ/ المخزون بتكلفة الأصناف المباعة.
• عند المرتجع من العميل: عكس القيدين بإشعار دائن.
• عند الجرد: فرق العجز من حـ/ عجز المخزون إلى حـ/ المخزون، والزيادة بالعكس.

طرق تقييم المخزون

عندما تشتري الصنف نفسه بأسعار مختلفة، بأي تكلفة تخصمه عند البيع؟ الطريقتان الأكثر استخدامًا:

• المتوسط المرجّح المتحرك: تُحدَّث تكلفة الصنف مع كل عملية شراء بمتوسط الرصيد والكمية الجديدة. بسيط، مستقر، ومناسب لأغلب الشركات التجارية، وهو ما يستخدمه براح بلس.
• الوارد أولاً صادر أولاً (FIFO): تُخصم أقدم الدفعات أولاً. يناسب السلع سريعة التلف، لكنه أعقد في التتبع.
• التمييز المحدد: لكل وحدة تكلفتها الخاصة، ويناسب السلع ذات الرقم التسلسلي كالسيارات.

المستودعات والتحويلات

التحويل بين مستودعين لا يغير قيمة المخزون الإجمالية ولا يولّد ربحًا أو مصروفًا؛ هو مجرد نقل للكمية من موقع إلى آخر. لكنه يحتاج إلى مستند مرجعي حتى يعرف كل مستودع رصيده الفعلي، وحتى يمكن تتبع الكمية أثناء النقل.

الجرد وتسوياته

الجرد هو مقارنة الرصيد الفعلي في المستودع بالرصيد الدفتري. الفرق (عجز أو زيادة) يُسجل بتسوية تصحح الرصيد وتُرحّل الفرق إلى حساب مخصص، فلا يبقى الدفتر يقول شيئًا والرف يقول شيئًا آخر. الجرد الدوري (شهري أو ربع سنوي لأهم الأصناف) أفضل من جرد سنوي واحد يكشف مفاجآت متراكمة.

أخطاء شائعة تشوّه الأرباح

• تسجيل المشتريات كمصروف مباشر.
• إدارة المخزون في جدول منفصل عن النظام المحاسبي، فتُحسب تكلفة المبيعات يدويًا ومتأخرة.
• البيع دون خصم من المخزون، فيظهر رصيد وهمي.
• استلام البضاعة دون مستند، فتُسجل فاتورة المورد بتاريخ متأخر في شهر آخر.
• تجاهل الجرد لأن "الأرقام قريبة"، حتى يتراكم فرق لا يُفسَّر.